Chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng khác nhau thế nào?

Chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng là hai loại chữ ký số được sử dụng trong những phạm vi khác nhau. Vậy hai loại này khác nhau như thế nào và doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nên sử dụng loại nào? Cùng Quản lý tài liệu tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

1. Chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng là gì?

Trước hết, cần phân biệt hai loại chữ ký số dựa trên đối tượng sử dụng, mục đích và phạm vi giao dịch.

1.1. Chữ ký số công cộng là gì?

Chữ ký số công cộng là chữ ký số được cung cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng để sử dụng trong các giao dịch điện tử.

Loại chữ ký số này thường được cấp cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có nhu cầu thực hiện giao dịch điện tử với nhiều cơ quan, tổ chức hoặc đối tác.

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số công cộng cho nhiều hoạt động như:

• Kê khai và nộp thuế điện tử.
• Thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
• Ký hóa đơn điện tử.
• Khai báo hải quan điện tử.
• Ký hợp đồng và hồ sơ điện tử.
• Thực hiện các giao dịch điện tử khác.

Ứng dụng chữ ký số công cộng trong các giao dịch điện tử. 

1.2. Chữ ký số chuyên dùng là gì?

Chữ ký số chuyên dùng được sử dụng trong phạm vi cơ quan, tổ chức hoặc nhóm đối tượng có nhu cầu giao dịch điện tử chuyên biệt.

Theo quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, chữ ký số chuyên dùng có thể được sử dụng trong các hoạt động giao dịch điện tử thuộc phạm vi chuyên ngành hoặc phạm vi nội bộ của cơ quan, tổ chức theo quy định.

Ví dụ, trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, chữ ký số chuyên dùng có thể được sử dụng để ký, gửi và xác thực văn bản điện tử trong hệ thống quản lý, điều hành của cơ quan nhà nước.

2. Chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng khác nhau thế nào?

Mặc dù đều được sử dụng để xác thực người ký và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử, hai loại chữ ký số này có những điểm khác nhau đáng chú ý.

Tiêu chí	Chữ ký số công cộng	Chữ ký số chuyên dùng
Đối tượng sử dụng	Cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu giao dịch điện tử	Đối tượng thuộc phạm vi, tổ chức hoặc hệ thống chuyên biệt
Đơn vị cung cấp	Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng	Đơn vị cung cấp theo phạm vi và quy định tương ứng
Phạm vi sử dụng	Rộng, có thể dùng trong nhiều loại giao dịch điện tử	Có phạm vi sử dụng chuyên biệt
Mục đích	Giao dịch điện tử với nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân	Phục vụ hoạt động chuyên ngành hoặc phạm vi được xác định
Ví dụ sử dụng	Thuế, BHXH, hóa đơn điện tử, hải quan…	Giao dịch điện tử chuyên dùng của cơ quan, tổ chức
Đối tượng doanh nghiệp thường sử dụng	Phổ biến	Không phải loại chữ ký số thông thường dành cho mọi doanh nghiệp

3. Doanh nghiệp nên dùng chữ ký số công cộng hay chữ ký số chuyên dùng?

Đối với doanh nghiệp thông thường, chữ ký số công cộng là loại được sử dụng phổ biến để thực hiện các giao dịch điện tử phục vụ hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp nên lựa chọn chữ ký số phù hợp với nhu cầu. 

Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số công cộng để:

• Kê khai, nộp thuế điện tử.
• Ký hóa đơn điện tử.
• Giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
• Thực hiện thủ tục hải quan điện tử.
• Ký các hồ sơ, tài liệu điện tử.
• Thực hiện các giao dịch điện tử khác có yêu cầu sử dụng chữ ký số.

>>> Xem thêm: dịch vụ chữ ký số, đăng ký chữ ký số.

Trong trường hợp doanh nghiệp tham gia một hệ thống giao dịch có quy định riêng về loại chữ ký số được chấp nhận, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu của hệ thống đó trước khi đăng ký và sử dụng.

Tóm lại, chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng đều phục vụ việc xác thực và bảo đảm an toàn cho giao dịch điện tử nhưng khác nhau về đối tượng sử dụng, phạm vi và mục đích giao dịch.

Với doanh nghiệp thông thường, chữ ký số công cộng là lựa chọn phổ biến vì có thể sử dụng cho nhiều hoạt động như thuế, BHXH, hóa đơn điện tử, hải quan và các giao dịch điện tử khác theo quy định.

E-CA cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng phục vụ nhu cầu giao dịch điện tử của doanh nghiệp và tổ chức. Doanh nghiệp có thể lựa chọn loại chứng thư, thời hạn và phương thức sử dụng phù hợp với nhu cầu thực tế. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn nhanh nhất. 

Chữ ký số hết hạn ảnh hưởng thế nào đến tờ khai hải quan?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chữ ký số là một trong những công cụ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Vì vậy, khi chứng thư số hết hạn, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng không ký được tờ khai, không gửi được hồ sơ hoặc phát sinh lỗi khi thực hiện các nghiệp vụ trên hệ thống Hải quan.

Đáng chú ý, việc chữ ký số hết hạn không đồng nghĩa với việc tờ khai hải quan đã đăng ký trước đó tự động mất giá trị. Doanh nghiệp cần phân biệt giữa tờ khai đã được ký, gửi và tiếp nhận trước thời điểm chứng thư hết hạn với giao dịch mới phát sinh sau khi chữ ký số hết hạn.

Năm 2026, quy định về thủ tục hải quan tiếp tục được cập nhật, trong đó Thông tư 121/2025/TT-BTC đã sửa đổi, bổ sung một số quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC. Doanh nghiệp cần cập nhật quy định hiện hành thay vì chỉ dựa vào cách xử lý trước đây.

Chữ ký số có vai trò gì trong khai báo hải quan điện tử?

1. Chữ ký số có vai trò gì trong khai báo hải quan điện tử?

Chữ ký số được sử dụng để xác thực người khai khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử.

Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC, chữ ký số sử dụng trong thủ tục hải quan điện tử phải đáp ứng điều kiện theo quy định và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phải thuộc danh sách được cơ quan Hải quan xác nhận tương thích với Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Người khai cũng phải đăng ký chữ ký số với cơ quan Hải quan trước khi sử dụng.

Thông tin đăng ký chữ ký số với Hải quan có liên quan đến số nhận dạng chữ ký số (Serial Number) và thời hạn hiệu lực. Khi có thay đổi, gia hạn chứng thư số, thay đổi cặp khóa hoặc tạm dừng chứng thư, người khai phải thực hiện đăng ký lại theo quy định.

Do đó, chữ ký số không chỉ đơn giản là thiết bị để “bấm ký”, mà còn gắn với thông tin nhận diện của doanh nghiệp trong hệ thống thủ tục hải quan điện tử.

2. Chữ ký số hết hạn có ảnh hưởng đến tờ khai hải quan không?

Có, nhưng mức độ ảnh hưởng phụ thuộc vào thời điểm tờ khai được thực hiện.

Có thể chia thành hai trường hợp:

a. Trường hợp 1: Tờ khai đã được ký và hệ thống tiếp nhận trước khi chữ ký số hết hạn

Nếu doanh nghiệp đã thực hiện ký và gửi tờ khai thành công, hệ thống Hải quan đã tiếp nhận tờ khai trước thời điểm chứng thư số hết hạn thì việc chữ ký số sau đó hết hạn không nên được hiểu là làm tờ khai đã đăng ký tự động vô hiệu.

Nói cách khác, doanh nghiệp cần phân biệt: Chữ ký số hết hạn sau khi giao dịch đã hoàn tất với chữ ký số hết hạn trước khi thực hiện giao dịch mới.

Đây là hai tình huống hoàn toàn khác nhau.

b. Trường hợp 2: Chữ ký số đã hết hạn nhưng doanh nghiệp mới thực hiện khai báo

Đây là tình huống dễ phát sinh lỗi. Doanh nghiệp có thể không thực hiện được thao tác ký hoặc gửi dữ liệu điện tử theo quy trình yêu cầu chữ ký số hợp lệ.

Khi đó, doanh nghiệp cần gia hạn hoặc sử dụng chứng thư số mới, sau đó đăng ký/cập nhật thông tin chữ ký số với cơ quan Hải quan trước khi tiếp tục thực hiện các giao dịch cần ký.

3. Chữ ký số hết hạn có làm tờ khai đang thông quan bị hủy không?

Không nên hiểu rằng cứ chữ ký số hết hạn là tờ khai đang thực hiện sẽ tự động bị hủy.

Trạng thái của tờ khai phải được xem xét trên hệ thống và theo nghiệp vụ cụ thể.

Ví dụ: Doanh nghiệp A đăng ký tờ khai lúc 10h00 ngày 10/9. Chữ ký số còn hiệu lực tại thời điểm ký và gửi tờ khai. Đến ngày 12/9, chứng thư số hết hạn.

Việc chứng thư hết hạn vào ngày 12/9 không đồng nghĩa tờ khai đã đăng ký ngày 10/9 tự động bị xóa hoặc mất giá trị.

Tuy nhiên, nếu ngày 12/9 doanh nghiệp cần thực hiện một nghiệp vụ mới yêu cầu ký điện tử thì chứng thư đã hết hạn có thể khiến thao tác không thực hiện được. Quy trình doanh nghiệp cần xác định

• B1: Tời khai đã đăng ký hay chưa?
• B2: Đã được hệ thống tiếp nhận chưa
• B3: Thao tác đang cần thực hiện là gì?
• B4: Chữ ký số hết hạn từ thời điểm nào?

4. Chữ ký số hết hạn có thể gây ra những lỗi nào?

Tùy phần mềm và nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể gặp các thông báo liên quan đến chứng thư số như:

• Chứng thư số đã hết hạn.
• Chứng thư số không hợp lệ.
• Không tìm thấy chứng thư số.
• Chứng thư số không được hệ thống chấp nhận.
• Không thể ký dữ liệu.
• Không thể xác thực chữ ký.
• Chữ ký số chưa được đăng ký hoặc không khớp với thông tin đã đăng ký.

Không phải tất cả các lỗi trên đều do chứng thư hết hạn. Lỗi cũng có thể xuất phát từ USB Token, driver, phần mềm ký, cấu hình máy tính, chứng thư mới chưa được cập nhật hoặc thông tin đăng ký với Hải quan chưa khớp.

Do đó, không nên chỉ nhìn thấy thông báo lỗi rồi kết luận ngay rằng “hệ thống Hải quan bị lỗi”.

5. Điều gì xảy ra khi doanh nghiệp gia hạn chữ ký số?

Đây là điểm rất quan trọng. Theo quy định về đăng ký chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử, khi gia hạn chứng thư số, người khai hải quan phải thực hiện đăng ký lại thông tin chữ ký số với cơ quan Hải quan.

Doanh nghiệp không nên hiểu rằng: “Chữ ký số gia hạn với nhà cung cấp thì hệ thống Hải quan tự động nhận diện ngay.”Cần kiểm tra cả trạng thái đăng ký chữ ký số với Hải quan.

Nếu doanh nghiệp sử dụng một chứng thư số mới có Serial Number khác chứng thư cũ, việc cập nhật thông tin trên hệ thống càng cần được thực hiện đầy đủ.

6. Đổi chữ ký số mới có ảnh hưởng đến tờ khai cũ không?

Thông thường, doanh nghiệp có thể tiếp tục quản lý và xử lý các nghiệp vụ theo trạng thái của các tờ khai đã được đăng ký trước đó; tuy nhiên, các giao dịch mới phát sinh sẽ sử dụng chữ ký số hiện hành đã được đăng ký.

Điểm cần lưu ý là: Đổi chữ ký số không đồng nghĩa với việc thay đổi hoặc tạo lại toàn bộ tờ khai đã đăng ký.

Doanh nghiệp cần xác định nghiệp vụ cụ thể trên tờ khai để biết có cần ký/gửi lại dữ liệu hay không.

Với những hồ sơ có tính chất đặc thù, đặc biệt là trường hợp đang phát sinh vướng mắc trên hệ thống, nên kiểm tra trực tiếp trạng thái giao dịch và hướng dẫn của cơ quan Hải quan thay vì tự ý khai lại.

7. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số mới ngay sau khi gia hạn không?

Không nên mặc định là có. Quy trình thực tế cần kiểm tra ít nhất các bước:

Gia hạn/cấp chứng thư số → kiểm tra chứng thư → đăng ký/cập nhật với Hải quan → kiểm tra trạng thái chấp nhận → thử giao dịch → tiếp tục khai báo.

Quy định về đăng ký chữ ký số với Hải quan yêu cầu người khai thực hiện đăng ký, và cơ quan Hải quan phản hồi việc chấp nhận hoặc từ chối thông tin đăng ký. Vì vậy, doanh nghiệp nên hoàn thành bước cập nhật trước khi có lô hàng cần xử lý gấp.

Như vậy với những thông tin trên bạn hoàn toàn giải đáp thắc mắc: Chữ ký số hết hạn ảnh hưởng thế nào đến tờ khai hải quan? Nếu muốn biết thêm nhiều thông tin hãy truy cập website HDDT.

Hợp đồng thương mại xuyên biên giới ký điện tử: Rủi ro pháp lý cần lưu ý

Hợp đồng thương mại xuyên biên giới ký điện tử đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm rút ngắn thời gian giao dịch, giảm chi phí và tăng tính thuận tiện khi ký kết. Tuy nhiên, giao dịch điện tử xuyên biên giới có thể phát sinh nhiều vấn đề pháp lý liên quan đến giá trị của chữ ký điện tử, xác định danh tính người ký, pháp luật áp dụng, lưu trữ dữ liệu và giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp cần đánh giá các rủi ro này trước khi ký để bảo đảm quyền lợi và khả năng thực thi hợp đồng. Cùng Quản lý tài liệu tìm hiểu thông tin ngay bài viết dưới đây nhé.

 Hợp đồng thương mại điện tử xuyên biên giới.

1. Hợp đồng thương mại xuyên biên giới ký điện tử có hợp pháp không?

Về nguyên tắc, hợp đồng được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.

Cụ thể, theo Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2023 nêu rõ hợp đồng điện tử được công nhận giá trị pháp lý:

Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng

Tuy nhiên, đối với giao dịch có yếu tố nước ngoài, doanh nghiệp không chỉ cần xem xét pháp luật Việt Nam mà còn phải xác định pháp luật của quốc gia đối tác và điều ước quốc tế có liên quan. Đây là yếu tố quan trọng quyết định hợp đồng và chữ ký điện tử có được công nhận, thực thi tại nước đối tác hay không.

2. Những rủi ro pháp lý khi ký hợp đồng điện tử xuyên biên giới

Trên thực tế, việc ký hợp đồng thương mại điện tử xuyên biên giới có thể gặp nhiều rủi ro nếu không được kiểm soát chặt chẽ, tuân thủ đúng các quy định về giao dịch điện tử. Một trong những rủi ro thường gặp nhất đó là rủi ro về chữ ký điện tử. 

2.1. Rủi ro về xác thực chữ ký điện tử

Không phải mọi loại chữ ký điện tử đều có mức độ công nhận giống nhau tại các quốc gia. Khi ký hợp đồng thương mại điện tử với các đối tác nước ngoài, chữ ký điện tử và chứng thư chữ ký điện tử của đối tác nước ngoài đảm bảo giá trị pháp lý và được công nhận tại Việt Nam. 

Doanh nghiệp cần xác định:

• Ai là người trực tiếp ký hợp đồng? Người ký có thẩm quyền đại diện doanh nghiệp cho hay không?
• Chữ ký điện tử được cấp bởi tổ chức nào? Chữ ký có thể kiểm tra, xác thực hay không?
• Chữ ký có đáp ứng yêu cầu của pháp luật Việt Nam khi giao kết hợp đồng?

Nếu không xác định được chủ thể ký hoặc thẩm quyền ký, hợp đồng có thể gặp khó khăn khi sử dụng làm căn cứ pháp lý nếu tranh chấp.

2.2. Các rủi ro thường gặp khác 

Rủi ro về bảo mật dữ liệu.

Các rủi ro phổ biến khác có thể gặp bao gồm rủi ro về pháp luật, rủi ro về bảo mật dữ liệu hay rủi ro về tính toàn vẹn của hợp đồng.

• Rủi ro về pháp luật áp dụng

Hợp đồng xuyên biên giới thường liên quan đến ít nhất hai hệ thống pháp luật. Nếu hợp đồng không quy định rõ luật điều chỉnh, các bên có thể tranh chấp về việc áp dụng pháp luật Việt Nam hay pháp luật nước ngoài.

Do đó, hợp đồng thương mại điện tử xuyên biên giới nên xác định rõ các vấn đề về luật áp dụng, ngôn ngữ hợp đồng được ưu tiên (thông thường hợp đồng sẽ sử dụng song ngữ), quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Ngoài ra, các nội dung liên quan đến điều kiện sửa đổi, chấm dứt hợp đồng, trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng hay các rủi ro về vận chuyển, địa điểm và thời điểm giao kết cũng cần quy định rõ.

• Rủi ro về bảo mật dữ liệu

Hợp đồng thương mại thường chứa thông tin về giá, khách hàng, sản phẩm, tài khoản và điều khoản kinh doanh. Trong trường hợp lộ thông tin kinh doanh có thể dẫn đến các thiệt hại về kinh tế, uy tín cho doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng nền tảng điện tử không bảo đảm an toàn có thể làm phát sinh nguy cơ mất dữ liệu hoặc truy cập trái phép.

• Rủi ro về tính toàn vẹn của hợp đồng

Sau khi ký, nội dung hợp đồng cần được bảo đảm không bị sửa đổi trái phép. Nếu doanh nghiệp chỉ lưu bản PDF mà không có dữ liệu xác thực chữ ký hoặc lịch sử giao dịch, việc chứng minh tài liệu có bị thay đổi hay không sẽ khó khăn hơn.

Giải pháp ký điện tử cần phải đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng, phát hiện thay đổi dữ liệu sau khi ký, đồng thời có thể xác thực chữ ký. Các yếu tố khác như ghi nhận thời gian ký, lưu vết giao dịch hay lưu trữ hợp đồng an toàn cũng cần được đảm bảo.

Ngoài ra, các vấn đề về bảo mật tài khoản, phân quyền người dùng, mã hóa dữ liệu, lưu trữ và kiểm soát quyền truy cập cũng cần được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm trong quá trình thực hiện hợp đồng.

3. Giải pháp hạn chế rủi ro khi ký hợp đồng xuyên biên giới?

Giải pháp hạn chế rủi ro khi ký hợp đồng thương mại điện tử xuyên biên giới.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát trước khi ký, trong đó tập trung vào 5 vấn đề:

• Một là, xác minh đối tác và người ký: Kiểm tra tư cách pháp nhân, người đại diện và thẩm quyền ký kết.
• Hai là, xác định rõ văn bản pháp lý áp dụng: Thỏa thuận rõ luật điều chỉnh và cơ chế giải quyết tranh chấp.
• Ba là, sử dụng chữ ký số an toàn: Ưu tiên chữ ký điện tử có khả năng xác thực, bảo đảm tính toàn vẹn và được công nhận theo pháp luật liên quan.
• Bốn là, lưu lại hợp đồng và dấu thời gian: Doanh nghiệp không chỉ lưu hợp đồng mà cần lưu cả dữ liệu xác thực chữ ký, lịch sử giao dịch và các phiên bản liên quan.
• Năm là, quy định rõ phương thức giải quyết tranh chấp: Có thể lựa chọn tòa án hoặc trọng tài và xác định rõ địa điểm, ngôn ngữ, luật áp dụng nếu cần thiết.

Giao dịch xuyên biên giới có thể gặp rất nhiều các vấn đề phát sinh. Hợp đồng thương mại điện tử xuyên biên giới cần chú ý và quy định rõ các trường hợp bất khả kháng đến từ tình hình chính trị, kinh tế-xã hội, pháp luật, hay thiên tai, hỏa hoạn.

Hợp đồng thương mại xuyên biên giới ký điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng cũng đặt ra yêu cầu cao hơn liên quan đến xác thực dữ liệu, pháp luật áp dụng, bảo mật và chứng cứ điện tử. Để hạn chế rủi ro và tranh chấp, doanh nghiệp cần kiểm tra tư cách người ký, lựa chọn phương thức ký phù hợp, quy định rõ luật áp dụng và cơ chế giải quyết tranh chấp, đồng thời lưu trữ đầy đủ dữ liệu giao dịch. Việc chuẩn hóa quy trình ký hợp đồng điện tử ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tăng tính an toàn pháp lý, bảo vệ quyền lợi và nâng cao khả năng chứng minh, thực thi hợp đồng khi giao dịch với đối tác nước ngoài.

Chữ ký số từ xa và nguy cơ tấn công chiếm quyền tài khoản: Doanh nghiệp 2026 cần lưu ý gì?

Chữ ký số từ xa đang dần trở thành lựa chọn phổ biến của doanh nghiệp nhờ khả năng ký tài liệu mà không cần cắm USB Token hay phụ thuộc vào một thiết bị vật lý cụ thể. Người dùng có thể thực hiện ký số trên máy tính, điện thoại hoặc tích hợp chức năng ký vào các phần mềm quản trị doanh nghiệp.

Tuy nhiên, việc chuyển từ mô hình “khóa bí mật nằm trong USB Token” sang “khóa được bảo vệ tập trung và người dùng xác thực để yêu cầu ký” cũng tạo ra những yêu cầu mới về an toàn thông tin. Một trong những rủi ro đáng chú ý là tấn công chiếm quyền tài khoản.

Nếu kẻ xấu kiểm soát được tài khoản hoặc phương thức xác thực của người dùng, chúng có thể tìm cách lợi dụng quyền ký để thực hiện các giao dịch trái phép. Vì vậy, bảo mật chữ ký số từ xa không chỉ nằm ở công nghệ lưu trữ khóa mà còn phụ thuộc rất lớn vào quản lý tài khoản, xác thực người ký và kiểm soát quy trình ký.

Chữ ký số từ xa hoạt động như thế nào?

1. Chữ ký số từ xa hoạt động như thế nào?

Khác với chữ ký số sử dụng USB Token, chữ ký số từ xa không yêu cầu người dùng trực tiếp cắm thiết bị chứa khóa bí mật vào máy tính.

Về cơ bản, mô hình hoạt động có thể hình dung như sau: Người dùng sẽ xác thực hệ thống ký số, sau đó khóa bí mật được bảo vệ tạo ra chữ ký số. Lúc này trả kết quả về tài liệu.

Khóa bí mật thường được bảo vệ trong môi trường chuyên dụng thay vì được lưu trực tiếp trên máy tính hoặc điện thoại của người dùng.

Khi cần ký, người dùng gửi yêu cầu đến hệ thống. Hệ thống xác thực người ký thông qua một hoặc nhiều phương thức như mật khẩu, OTP, ứng dụng xác thực hoặc các cơ chế xác thực bổ sung.

Sau khi xác thực thành công, hệ thống thực hiện thao tác ký bằng khóa bí mật được bảo vệ trong môi trường an toàn.

Điểm quan trọng là: Người dùng không nhất thiết trực tiếp “cầm” khóa bí mật, nhưng tài khoản và cơ chế xác thực của người dùng trở thành một phần quan trọng trong chuỗi bảo mật.

Đây chính là lý do doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến nguy cơ chiếm quyền tài khoản.

2. Chiếm quyền tài khoản trong chữ ký số từ xa là gì?

Chiếm quyền tài khoản (Account Takeover – ATO) là tình huống kẻ tấn công giành được quyền truy cập trái phép vào tài khoản của người dùng.

Trong môi trường chữ ký số từ xa, rủi ro có thể nghiêm trọng hơn so với một tài khoản thông thường.

Nếu tài khoản bị chiếm có quyền ký thay mặt doanh nghiệp, kẻ tấn công có thể tìm cách:

• Gửi yêu cầu ký trái phép.
• Ký tài liệu mà người có thẩm quyền không biết.
• Lợi dụng quyền truy cập vào hệ thống quản lý chữ ký.
• Thực hiện các giao dịch điện tử trái với ý chí của chủ tài khoản.
• Khai thác tài khoản để tiếp tục tấn công các hệ thống khác.

Tuy nhiên, chiếm được tài khoản không đồng nghĩa với việc chắc chắn có thể tạo chữ ký số hợp lệ.

Điều này còn phụ thuộc vào kiến trúc hệ thống, phương thức xác thực, cơ chế phê duyệt và chính sách bảo vệ khóa bí mật của nhà cung cấp.

Đây là điểm doanh nghiệp cần phân biệt rõ khi đánh giá rủi ro.

3. Nguyên nhân dẫn đến nguy cơ chiếm quyền tài khoản

3.1. Phishing – lừa người dùng cung cấp thông tin đăng nhập

Phishing là một trong những nguy cơ phổ biến nhất.

Kẻ tấn công có thể gửi email, tin nhắn hoặc tạo trang web giả mạo có giao diện tương tự hệ thống ký số.

Ví dụ:“Tài khoản của bạn sắp hết hạn. Vui lòng đăng nhập để gia hạn dịch vụ.”

Người dùng nhấp vào đường dẫn và nhập thông tin đăng nhập.

Thông tin này sau đó có thể bị kẻ tấn công sử dụng để truy cập tài khoản.

Đáng chú ý, phishing hiện nay không nhất thiết phải có nội dung sơ sài. Các cuộc tấn công có thể được thiết kế rất giống thông báo thật, sử dụng tên thương hiệu, giao diện và nội dung được cá nhân hóa.

3.2. Mật khẩu yếu hoặc sử dụng lại mật khẩu

Nếu người dùng sử dụng cùng một mật khẩu cho nhiều dịch vụ, việc một tài khoản khác bị lộ thông tin có thể tạo ra nguy cơ cho tài khoản chữ ký số.

Ví dụ: Email doanh nghiệp → phần mềm quản lý → tài khoản ký số

Nếu cùng sử dụng một mật khẩu, kẻ tấn công có thể thử thông tin bị lộ ở hệ thống này trên hệ thống khác.

Do đó, tài khoản có quyền ký nên được quản lý theo nguyên tắc:

• Mật khẩu mạnh.
• Không sử dụng lại mật khẩu.
• Không chia sẻ tài khoản.
• Không lưu mật khẩu tại nơi không an toàn.
• Có cơ chế khóa hoặc giới hạn đăng nhập bất thường.

3.3. Mã OTP bị đánh cắp

OTP giúp tăng thêm một lớp xác thực nhưng OTP không phải giải pháp bảo mật tuyệt đối.

Một số hình thức tấn công có thể tìm cách đánh cắp hoặc lừa người dùng cung cấp mã OTP.

Ví dụ, kẻ tấn công đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã lấy được trước đó, sau đó liên hệ với người dùng và giả danh nhân viên hỗ trợ:“Anh/chị đọc giúp mã OTP vừa gửi để xác nhận tài khoản.”

Nếu người dùng cung cấp mã, kẻ tấn công có thể vượt qua lớp xác thực này.

Vì vậy, nguyên tắc quan trọng là: Không cung cấp OTP cho bất kỳ người nào, kể cả người tự nhận là nhân viên nhà cung cấp dịch vụ.

Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến chữ ký số bị đánh cắp.

4. Chữ ký số từ xa có an toàn hơn USB Token không?

Không nên trả lời đơn giản rằng “chữ ký số từ xa an toàn hơn” hoặc “USB Token an toàn hơn”.

Hai mô hình có cách thức bảo vệ khác nhau.

Tiêu chí	USB Token	Chữ ký số từ xa
Lưu trữ khóa	Thiết bị vật lý	Môi trường ký tập trung
Thiết bị người dùng	Cần Token	Không nhất thiết cần Token
Khả năng ký trên điện thoại	Hạn chế tùy hệ thống	Thuận tiện hơn
Quản lý tập trung	Hạn chế hơn	Thuận tiện
Rủi ro mất thiết bị	Có	Giảm phụ thuộc thiết bị
Rủi ro tài khoản	Thấp hơn ở một số mô hình	Cần đặc biệt quan tâm
Khả năng tích hợp API	Có nhưng tùy kiến trúc	Thuận lợi
Quản trị nhiều người ký	Có thể phức tạp	Có thể tập trung

Như vậy chữ ký số từ xa là một công cụ hỗ trợ trong thời đại chuyển đổi số, tuy nhiên chúng ta nên đáp ứng những tiêu chuẩn để tránh việc vị đánh cắp, rò rĩ dữ liệu. Nếu muốn biết thêm nhiều thông tin hơn nữa, mời bạn tham khảo website HDDT nhé.

Hợp đồng thương mại là gì? Quy định mới doanh nghiệp cần biết năm 2026

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử thì loại hợp đồng thương mại điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến rộng rãi hơn. Đây là loại hợp đồng căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xác lập quyền và nghĩa vụ trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, phân phối, đại lý, gia công và nhiều hoạt động kinh doanh khác. Một hợp đồng được xây dựng chặt chẽ không chỉ giúp các bên thống nhất về giá, thanh toán, giao hàng mà còn là cơ sở để xử lý khi xảy ra vi phạm hoặc tranh chấp. Bài viết dưới đây HDDT sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chủ đề này nhé.

Khái niệm hợp đồng thương mại là gì?

1. Tìm hiểu khái niệm hợp đồng thương mại là gì?

Hiện nay, pháp luật không đưa ra một điều khoản riêng theo hướng định nghĩa trực tiếp “hợp đồng thương mại” mà các quy định về hợp đồng trong hoạt động thương mại được đặt trong hệ thống pháp luật về thương mại và pháp luật dân sự. Hiểu đơn giản thì hợp đồng thương mại là sự thỏa thuận giữa các bên nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ trong hoạt động thương mại, kinh doanh.

Các giao dịch thường gặp gồm:

• Mua bán hàng hóa.
• Cung cấp dịch vụ.
• Phân phối sản phẩm.
• Đại lý thương mại.
• Gia công.
• Logistics.
• Nhượng quyền thương mại.
• Hợp tác kinh doanh.
• Cung ứng nguyên vật liệu.
• Hợp đồng dịch vụ giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.

Luật Thương mại hiện được tra cứu theo Văn bản hợp nhất số 113/VBHN-VPQH ngày 27/08/2025.

2. Hợp đồng thương mại khác hợp đồng dân sự như thế nào?

Đây là vấn đề doanh nghiệp thường nhầm lẫn.

Tiêu chí	Hợp đồng thương mại	Hợp đồng dân sự
Mục đích phổ biến	Phục vụ hoạt động kinh doanh, thương mại	Đáp ứng nhu cầu dân sự
Chủ thể	Thường có thương nhân/doanh nghiệp tham gia	Cá nhân, tổ chức
Đối tượng	Hàng hóa, dịch vụ, hoạt động kinh doanh	Tài sản, quyền tài sản, công việc…
Mục đích lợi nhuận	Thường gắn với hoạt động sinh lợi	Không nhất thiết
Căn cứ pháp lý	Luật Thương mại và pháp luật liên quan	Bộ luật Dân sự và pháp luật chuyên ngành
Rủi ro	Thanh toán, giao hàng, chất lượng, tiến độ, phạt vi phạm…	Phụ thuộc từng giao dịch

Tuy nhiên, không nên chỉ nhìn vào tên gọi của hợp đồng để xác định bản chất pháp lý. Khi đánh giá một giao dịch, doanh nghiệp cần xem xét chủ thể, mục đích, đối tượng và hoạt động thực tế.

3. Hợp đồng thương mại có bắt buộc phải lập bằng văn bản không?

Không phải mọi hợp đồng thương mại đều bắt buộc phải được lập thành văn bản giấy.

Hình thức của hợp đồng phụ thuộc vào quy định pháp luật áp dụng đối với từng loại giao dịch.

Trong thực tế, doanh nghiệp nên ưu tiên lập hợp đồng bằng văn bản hoặc hợp đồng điện tử đối với các giao dịch có giá trị lớn hoặc có nhiều nghĩa vụ phải thực hiện.

Lý do là hợp đồng bằng văn bản giúp doanh nghiệp dễ dàng:

• Xác định thỏa thuận của các bên.
• Kiểm soát trách nhiệm.
• Đối chiếu khi thanh toán.
• Chứng minh việc thực hiện hợp đồng.
• Xử lý tranh chấp.

4. Ký hợp đồng thương mại bằng chữ ký số có được không?

Trong trường hợp đáp ứng các điều kiện pháp luật về giao dịch điện tử và chữ ký điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký điện tử/chữ ký số trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.

Luật Giao dịch điện tử quy định chữ ký điện tử có thể đáp ứng yêu cầu về chữ ký đối với thông điệp dữ liệu nếu phương pháp tạo chữ ký cho phép xác minh người ký, thể hiện sự chấp thuận của người ký và đủ tin cậy, phù hợp với mục đích của giao dịch.

Vì vậy, khi ký hợp đồng thương mại điện tử, doanh nghiệp nên quan tâm đồng thời đến:

• Danh tính người ký.
• Thẩm quyền của người ký.
• Loại chữ ký được sử dụng.
• Hiệu lực chứng thư số nếu sử dụng chữ ký số.
• Tính toàn vẹn của tài liệu.
• Thời điểm ký.
• Phương thức xác thực.
• Quy trình lưu trữ.
• Khả năng kiểm tra chữ ký về sau.

5. Điểm mới doanh nghiệp cần biết về hợp đồng thương mại năm 2026

Điểm mới doanh nghiệp cần biết về hợp đồng thương mại 2026.

Năm 2026 không phải là năm Luật Thương mại được thay thế hoàn toàn. Tuy nhiên, môi trường pháp lý và công nghệ liên quan đến hoạt động thương mại có nhiều thay đổi mà doanh nghiệp nên cập nhật.

a. Luật Giao dịch điện tử được hợp nhất trong năm 2026

Văn bản hợp nhất số 36/VBHN-VPQH ngày 13/03/2026 là văn bản hợp nhất Luật Giao dịch điện tử.

Điều này đặc biệt đáng chú ý với doanh nghiệp đang chuyển sang:

• Hợp đồng điện tử.
• Ký số.
• Giao dịch online.
• Lưu trữ chứng từ điện tử.
• Xác thực giao dịch.
• Tích hợp API ký điện tử.

Doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc “ký hợp đồng online” mà cần xây dựng cả quy trình quản lý vòng đời hợp đồng điện tử.

b. Luật Thương mại điện tử có hiệu lực từ 01/07/2026

Một thay đổi rất đáng chú ý là Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Điều này tạo thêm cơ sở pháp lý quan trọng cho hoạt động thương mại được thực hiện trên môi trường số.

Với doanh nghiệp kinh doanh online, việc xây dựng hợp đồng không nên tách rời khỏi:

c. Hóa đơn điện tử có nhiều thay đổi từ 01/07/2026

Nghị định 254/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ 01/07/2026, quy định chi tiết về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử.

Đáng chú ý, Nghị định quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và các trường hợp áp dụng hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.

Như vậy với những thông tin trên bạn hoàn toàn có khả năng giải đáp được vấn đề hợp đồng thương mại là gì và những điểm mới của hợp đồng năm 2026. Nếu muốn biết thêm nhiều chi tiết bổ ích mời bạn ghé website nhé. Cảm ơn bạn đã lắng nghe.

Có thể ký hợp đồng lao động điện tử trên điện thoại không?

Hợp đồng lao động điện tử có thể được ký kết trên điện thoại nếu nền tảng ký đáp ứng các yêu cầu về xác thực, chữ ký điện tử và bảo đảm tính toàn vẹn của hợp đồng. Đây là giải pháp ngày càng phù hợp với doanh nghiệp có lực lượng lao động làm việc từ xa, nhân viên thường xuyên di chuyển hoặc cần hoàn tất thủ tục tuyển dụng nhanh chóng. Cùng HDDT tham khảo thông tin dưới đây nhé.

1. Ký hợp đồng lao động điện tử trên điện thoại là gì?

Ký hợp đồng lao động điện tử trên điện thoại như thế nào?

Thay vì in hợp đồng ra giấy, người lao động và doanh nghiệp có thể sử dụng điện thoại thông minh để truy cập hợp đồng, kiểm tra nội dung và thực hiện ký điện tử.

Toàn bộ quá trình có thể được thực hiện trực tuyến, từ việc gửi hợp đồng, xác thực người ký, ký điện tử cho đến lưu trữ hợp đồng sau khi hoàn tất.

Điện thoại đóng vai trò là thiết bị để truy cập và thực hiện thao tác ký, còn giá trị pháp lý của hợp đồng phụ thuộc vào loại chữ ký điện tử được sử dụng, phương thức xác thực và hệ thống cung cấp dịch vụ.

2. Hợp đồng lao động ký trên điện thoại có giá trị pháp lý không?

Có. Việc hợp đồng được ký trên điện thoại không phải là yếu tố quyết định giá trị pháp lý.

Điều quan trọng là quá trình giao kết phải đáp ứng các điều kiện pháp luật về hợp đồng lao động và giao dịch điện tử. Hệ thống cần có khả năng xác định đúng người ký, thể hiện sự đồng ý của người ký và bảo đảm nội dung hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký.

Do đó, doanh nghiệp không nên hiểu đơn giản rằng “ký trên điện thoại” đồng nghĩa với việc chỉ cần chụp ảnh chữ ký hoặc vẽ chữ ký bằng tay trên màn hình là đủ.

3. Có những cách nào để ký hợp đồng lao động trên điện thoại?

Tùy nền tảng và loại chữ ký được sử dụng, người lao động có thể ký hợp đồng trên điện thoại theo một số phương thức phổ biến:

a. Ký bằng chữ ký điện tử

Người lao động sử dụng phương tiện điện tử để xác nhận việc đồng ý với nội dung hợp đồng. Hệ thống có thể kết hợp với các phương thức xác thực như mã OTP, tài khoản định danh hoặc các cơ chế xác thực khác.

b. Ký bằng chữ ký số

Người ký sử dụng chứng thư chữ ký số để ký vào hợp đồng. Với các giải pháp hỗ trợ thiết bị di động, người dùng có thể thực hiện ký mà không nhất thiết phải thao tác trực tiếp trên máy tính.

c. Ký thông qua nền tảng hợp đồng điện tử

Doanh nghiệp gửi hợp đồng đến tài khoản của người lao động. Người lao động mở hợp đồng bằng điện thoại, đọc nội dung, xác thực danh tính và thực hiện ký theo hướng dẫn của hệ thống.

Đây là phương án thuận tiện khi doanh nghiệp cần ký hợp đồng với nhiều nhân sự ở nhiều địa điểm khác nhau.

4. Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử trên điện thoại

Một quy trình cơ bản có thể gồm các bước:

Bước 1: Doanh nghiệp tạo hợp đồng

Bộ phận nhân sự lập hợp đồng lao động với đầy đủ các thông tin cần thiết về người lao động, vị trí công việc, tiền lương, thời giờ làm việc, quyền và nghĩa vụ của các bên.

Bước 2: Gửi hợp đồng cho người lao động

Hợp đồng được gửi thông qua hệ thống hợp đồng điện tử hoặc nền tảng được doanh nghiệp sử dụng.

Bước 3: Người lao động mở hợp đồng trên điện thoại

Người lao động đăng nhập, xác thực tài khoản và kiểm tra toàn bộ nội dung hợp đồng trước khi ký.

Bước 4: Thực hiện ký điện tử

Người lao động thực hiện phương thức ký được hệ thống hỗ trợ, chẳng hạn như chữ ký điện tử hoặc chữ ký số.

Bước 5: Hoàn tất và lưu trữ

Sau khi các bên ký, hệ thống ghi nhận trạng thái hợp đồng và lưu trữ bản điện tử để các bên có thể tra cứu khi cần.

5. Ký hợp đồng trên điện thoại có an toàn không?

Có thể an toàn nếu doanh nghiệp sử dụng giải pháp đáp ứng yêu cầu về bảo mật và xác thực.

Tuy nhiên, điện thoại là thiết bị cá nhân nên doanh nghiệp và người lao động vẫn cần chú ý một số vấn đề:

• Không chia sẻ tài khoản hoặc mã xác thực cho người khác.
• Không ký khi chưa đọc kỹ nội dung hợp đồng.
• Kiểm tra chính xác thông tin người ký trước khi xác nhận.
• Sử dụng ứng dụng hoặc nền tảng ký hợp đồng đáng tin cậy.
• Bảo vệ điện thoại bằng mật khẩu, sinh trắc học hoặc phương thức bảo mật phù hợp.
• Không thực hiện ký hợp đồng trên thiết bị công cộng hoặc thiết bị không kiểm soát được quyền truy cập.

6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi triển khai ký hợp đồng lao động trên điện thoại?

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi triển khai ký trên điện thoại?

a. Đảm bảo xác định đúng người ký

Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng. Doanh nghiệp cần có cơ chế xác thực đủ tin cậy để chứng minh người thực hiện ký chính là người lao động hoặc người có thẩm quyền đại diện doanh nghiệp.

b. Kiểm soát nội dung trước và sau khi ký

Nội dung hợp đồng cần được kiểm soát để tránh tình trạng tài liệu bị thay đổi sau khi một bên đã ký.

c. Lưu trữ hợp đồng đầy đủ

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lưu trữ để hợp đồng có thể được truy xuất, kiểm tra và sử dụng khi phát sinh tranh chấp hoặc khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

d. Lựa chọn nền tảng phù hợp

Không phải mọi ứng dụng cho phép “ký trên điện thoại” đều có mức độ bảo đảm pháp lý và kỹ thuật giống nhau. Doanh nghiệp nên đánh giá khả năng xác thực, tính toàn vẹn dữ liệu, nhật ký giao dịch, lưu trữ và khả năng truy xuất hồ sơ của nền tảng trước khi triển khai.

7. Ký hợp đồng lao động điện tử trên điện thoại có thay thế hợp đồng giấy không?

Về mặt thực tế, doanh nghiệp có thể chuyển từ quy trình ký giấy sang quy trình điện tử nếu đáp ứng các điều kiện pháp luật liên quan.

Lợi ích lớn nhất là rút ngắn thời gian ký kết, giảm chi phí in ấn và thuận tiện cho người lao động ở xa. Bộ phận nhân sự cũng có thể quản lý tập trung số lượng lớn hợp đồng thay vì phải lưu trữ nhiều hồ sơ giấy.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc “ký được trên điện thoại” mà cần quan tâm toàn bộ chu trình: tạo hợp đồng → xác thực → ký → xác nhận → lưu trữ → tra cứu.

Như vậy có thể ký hợp đồng lao động điện tử trên điện thoại, và đây là phương án đặc biệt thuận tiện trong quá trình tuyển dụng, quản lý nhân sự và ký hợp đồng từ xa. Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử có khả năng hỗ trợ ký trên thiết bị di động, đồng thời xây dựng quy trình xác thực và lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. Chúc bạn nhiều sức khỏe.

Những rủi ro bảo mật khi lưu trữ hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử đang ngày càng được doanh nghiệp sử dụng rộng rãi nhờ khả năng ký kết nhanh chóng, giảm chi phí lưu trữ và thuận tiện trong tra cứu. Tuy nhiên, nếu không có giải pháp bảo mật phù hợp khi lưu trữ hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu, rò rỉ thông tin, truy cập trái phép hoặc làm thay đổi dữ liệu hợp đồng. Vì vậy, bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ là một yêu cầu quan trọng bên cạnh việc đáp ứng các điều kiện về giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử.

Những rủi ro bảo mật khi lưu trữ hợp đồng điện tử.

1. Tại sao hợp đồng điện tử cần được bảo vệ và lưu trữ?

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được tạo lập, ký kết và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Doanh nghiệp có thể lưu trữ hợp đồng trên hệ thống quản lý hợp đồng, máy chủ nội bộ, hệ thống lưu trữ đám mây hoặc nền tảng cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới dạng trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự. Để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không chỉ cần phụ thuộc vào việc ký số mà còn liên quan đến khả năng truy cập, sử dụng và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế lưu trữ đáp ứng đồng thời yêu cầu về an toàn thông tin, khả năng truy xuất và bảo đảm dữ liệu không bị thay đổi trái phép.

2. Những rủi ro bảo mật khi lưu trữ hợp đồng điện tử

Trên thực tế có rất nhiều các rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải khi lưu trữ hợp đồng điện tử. Các rủi ro phổ biến nhất như: truy cập trái phép, rò rỉ dữ liệu hợp đồng, hợp đồng bị sửa đổi hoặc xóa trái phép hay bị tấn công bởi các mã độc…

2.1. Rủi ro truy cập trái phép

Trong trường hợp việc phân quyền truy cập không chặt chẽ, người không có thẩm quyền có thể truy cập hệ thống hợp đồng điện tử, sao chép hoặc tải xuống hợp đồng. Đặc biệt, việc sử dụng chung tài khoản hoặc mật khẩu yếu làm tăng nguy cơ mất quyền kiểm soát dữ liệu.

Giải pháp: 

• Doanh nghiệp nên phân quyền theo chức vụ và nhiệm vụ, quản lý tài khoản tập trung. 
• Áp dụng xác thực nhiều lớp. 
• Thường xuyên rà soát quyền truy cập.

2.2. Rò rỉ dữ liệu hợp đồng

Dữ liệu hợp đồng có thể bị rò rỉ thông qua nhiều hình thức như gửi nhầm email, chia sẻ sai đường dẫn, tải dữ liệu về thiết bị cá nhân hoặc sử dụng thiết bị lưu trữ không được bảo vệ.

Giải pháp: 

• Áp dụng mã hóa dữ liệu, kiểm soát việc tải xuống và chia sẻ tài liệu.
• Quy định rõ trách nhiệm bảo mật đối với nhân viên.

2.3. Hợp đồng bị sửa đổi hoặc xóa trái phép

Rủi ro hợp đồng điện tử bị sửa đổi hoặc xóa trái phép.

Trường hợp hệ thống không có cơ chế kiểm soát phiên bản và nhật ký thao tác, hoặc không ký hợp đồng bằng chữ ký số an toàn thì việc một người chỉnh sửa, thay thế hoặc xóa tài liệu có thể khó phát hiện. Điều này đặc biệt rủi ro khi hợp đồng được sử dụng làm chứng cứ giải quyết tranh chấp.

Giải pháp: 

• Sử dụng hệ thống có chức năng lưu vết thao tác, quản lý phiên bản, phân quyền chỉnh sửa và cơ chế cảnh báo khi dữ liệu có thay đổi.
• Ký hợp đồng bằng chữ ký số an toàn được Bộ thông tin và Truyền thông cấp phép.

2.4. Tấn công mạng và mã độc

Các hệ thống lưu trữ trực tuyến có thể trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công mạng. Tin tặc có thể tìm cách chiếm quyền truy cập, đánh cắp dữ liệu hoặc làm gián đoạn hoạt động của hệ thống.

Đối với doanh nghiệp lưu trữ số lượng lớn hợp đồng, một sự cố bảo mật có thể ảnh hưởng đồng thời đến nhiều khách hàng và đối tác.

Giải pháp: 

• Cập nhật phần mềm thường xuyên để nâng cao khả năng phòng vệ trước các mã độc.
• Sử dụng tường lửa, hệ thống phát hiện và ngăn chặn xâm nhập, mã hóa dữ liệu và triển khai giải pháp giám sát an toàn thông tin.

2.5. Mất dữ liệu do sự cố hệ thống

Rủi ro mất dữ liệu do sự cố hệ thống.

Hợp đồng điện tử có thể bị mất hoặc không thể truy cập do lỗi máy chủ, hỏng thiết bị, lỗi phần mềm, mất kết nối hoặc sự cố trung tâm dữ liệu. Nếu doanh nghiệp chỉ lưu trữ hợp đồng tại một địa điểm, nguy cơ mất dữ liệu sẽ cao hơn khi xảy ra sự cố nghiêm trọng.

Giải pháp: 

• Sao lưu định kỳ, lưu bản sao hợp đồng điện tử tại các hệ thống độc lập. 
• Xây dựng phương án phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố.

2.6. Làm lộ thông tin do nội bộ nhân viên

Không phải mọi rủi ro đều xuất phát từ bên ngoài. Nhân viên có quyền truy cập hợp đồng nhưng vì nhiều lý do hoặc thiếu ý thức bảo mật có thể vô tình gửi nhầm tài liệu, sử dụng sai tài khoản hoặc chia sẻ thông tin cho người không có thẩm quyền.

Giải pháp: 

• Doanh nghiệp cần ban hành quy chế quản lý dữ liệu hệ thống. 
• Tổ chức các khóa đào tạo nhân viên về bảo mật và ghi nhận nhật ký truy cập để có thể kiểm tra khi xảy ra sự cố.

2.7. Rủi ro khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hợp đồng điện tử của bên thứ ba

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn nền tảng hợp đồng điện tử của nhà cung cấp dịch vụ để giảm chi phí đầu tư hạ tầng. Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra yêu cầu phải đánh giá năng lực bảo mật của nhà cung cấp.

Giải pháp:

• Lựa chọn đơn vị thứ 3 uy tín, có các chính sách rõ ràng để quản lý dữ liệu.
• Quy định rõ trách nhiệm của bên thứ 3, các phương án xử lý khi chấm dứt sử dụng dịch vụ.

3. Doanh nghiệp cần làm gì để bảo mật hợp đồng điện tử?

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình bảo mật theo nhiều lớp:

• Kiểm soát quyền truy cập: Chỉ cấp quyền cho người thực sự cần sử dụng hợp đồng và thu hồi quyền ngay khi nhân sự thay đổi vị trí hoặc nghỉ việc.
• Mã hóa và sao lưu dữ liệu: Hợp đồng cần được bảo vệ trong cả quá trình truyền tải và lưu trữ; đồng thời sao lưu định kỳ để bảo đảm khả năng phục hồi.
• Bảo đảm tính toàn vẹn: Hệ thống cần có cơ chế giúp phát hiện dữ liệu bị thay đổi sau khi ký và lưu trữ hợp đồng.
• Lưu nhật ký hệ thống: Ghi nhận người đăng nhập, thời điểm truy cập, tải xuống, chỉnh sửa hoặc chia sẻ tài liệu để phục vụ kiểm tra.
• Xây dựng phương án ứng phó sự cố: Doanh nghiệp cần xác định rõ quy trình xử lý khi xảy ra mất dữ liệu, lộ thông tin hoặc tấn công mạng.

Như vậy, rủi ro bảo mật khi lưu trữ hợp đồng điện tử có thể xuất phát từ cả yếu tố công nghệ, con người và quy trình quản lý. Doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc ký hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý hay không, mà cần chú trọng toàn bộ vòng đời của hợp đồng, từ tạo lập, ký kết, lưu trữ, khai thác đến tra cứu và hủy dữ liệu. Việc lựa chọn nền tảng phần mềm hợp đồng điện tử có cơ chế bảo mật, phân quyền, mã hóa, sao lưu và lưu vết đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao tính an toàn, tin cậy của hồ sơ hợp đồng điện tử.